Yrityksesi: kuinka avata tapahtumatoimistosi

* Laskelmissa käytetään maailman keskimääräisiä tietoja

Tapahtumatoimiston avaaminen nykyisessä taloudellisessa tilanteessa on riskialtista, eikä sillä usein ole vakavia näkymiä, koska tällainen liiketoiminta on yleensä merkityksellistä vain suurissa kaupungeissa, mutta markkinat on jo jaettu pitkäaikaisten yritysten kesken. Siksi aloittelevan yrittäjän, tutkittuaan markkinoita, tulisi useimmiten valita itselleen vain yksi markkinarako, joka on vähiten käytössä ja kehittynyt työalueellaan. Voit heti sanoa, että siitä ei tule miltei koskaan häiden järjestämistä, koska tästä suunnasta tulee yleensä erillinen liiketoiminnan tyyppi, valtava joukko yrityksiä hyödyntää tätä ajatusta, ja kuluttajalla ei yleensä ole pulaa tarjouksista. Useammin puuttuu korkealaatuisista yritystapahtumista (erityistapauksena joukkueen rakentaminen), mutta luottaminen siihen, että kilpailijoita ei ole, ei myöskään ole sen arvoista.

Siksi ensimmäinen askel tällaisen liiketoiminnan järjestämisessä on perusteellinen ja pitkä markkinoiden tutkiminen sekä potentiaalisten kuluttajien lukumäärän määrittäminen, koska on täysin mahdollista, että tarjottua palvelua ei kukaan tarvitse tai jos liian harva asiakas tarvitsee. Lisäksi on järkevää organisoida tämä liiketoiminta niille, joilla on ainakin jonkin verran asiakaspohjaa, muuten ensimmäinen kerta on käytettävä sen perustamiseen, mikä vaikuttaa haitallisesti liiketoiminnan kehitykseen ja kilpailijat vievät osan markkinoista.

Yleisesti ottaen lomien järjestäminen liittyy jossain määrin mainontaan, PR-palveluihin, markkinointiin yleensä, mutta erityisesti BTL-toimintaan. Tapahtumatoiminta on tietysti itsenäinen yritystyyppi, jolla on omat piirteensä, jonka avulla se ei voi kilpailla mainostoimistojen kanssa, mutta silti joissain tapauksissa on otettava huomioon tähän suuntaan työskentelemisen erityispiirteet. Tärkeä asia on myös tarve tehdä yhteistyötä kolmansien osapuolten organisaatioiden kanssa, koska tapahtumatoimisto ei silti voi kattaa (ainakin työn ensimmäisissä vaiheissa) kaikkia tapahtuman järjestämisen alueita. Tässä suhteessa on järkevää ajatella kumppaneiden löytämistä, jotka ovat mainonta- ja PR-toimistot, lahja-ilmeitä myyvät virastot, jopa markkinointitutkimusta tekevät yritykset, puhumattakaan siitä, että jokaiselle projektille on tarpeen houkutella ulkopuolisia taiteilijoita ja animaattoreita. ja järjestäjät sekä järjestäjät (esimiehet), vaikka jälkimmäisetkin virallistetaan organisaation henkilöstöön, koska he osallistuvat kaikkien projektien organisointiin.

Joten aloittaaksesi työn, sinun tulee ottaa yhteyttä paikalliseen verovirastoon ja rekisteröidä liiketoimintayksiköksi. Voit työskennellä yksittäisenä yrittäjänä, koska tällainen toiminta ei tarkoita lisenssin hankkimista, mutta on yleensä parempi, että oikeushenkilö virallistetaan yksinkertaistetulla verotusjärjestelmällä, joka tarkoittaa, että valtion etuihin siirretään enintään 6% tuloista tai 15% liikevoitosta. verojen laatu. Yleensä vaikeuksia tässä vaiheessa ei pitäisi esiintyä, koska erityisoikeuksia ja lisävakuuksien käsittelyä tällaisessa liiketoiminnassa ei rekisteröinnin aikana tarjota.

Jotkut virastot toimivat ilman edustusta, mutta usein tämä on väärä tapa organisoida tällainen yritys. Toimiston avaaminen, jolla ei ole toimistoa, mutta jolla on vain Internet-sivusto (tai mikä vielä pahempaa, vain sivu sosiaalisissa verkostoissa), johtaa siihen, että kukaan asiakas ei ota tällaista toimistoa vakavasti, vaikka suuntautuminen suuntautuisi yrityksiin, jotka He pyrkivät säästämään mahdollisimman paljon loman järjestämisessä eivätkä aseta järjestäjille vakavia vaatimuksia. Tässä suhteessa on järkevää ajatella oman edustuston avaamista, ja olisi kiva vuokrata huone jostain keskustasta. Toimistoa valittaessa sinun on myös ymmärrettävä, että mukavuuden vuoksi sen tulisi sijaita pohjakerroksessa tai ainakin siinä tulisi olla ylimääräinen säilytystila, koska työprosessissa joudut käsittelemään suurta määrää yksityiskohtia, joista merkittävä osa on varastoitu itse toimistoon. Työtä varten sinun on vuokrattava huone, jonka koko on noin 50–70 neliömetriä, mutta tämä ei ehkä riitä, jos yrittäjä haluaa avata yrityksen, joka aikoo suorittaa samanaikaisesti suuren määrän tilauksia ja jolla on siksi huomattava henkilöstö.

Vuokrahinta kaupungin keskustassa voi olla erittäin suuri, laitamilla ja vain asuinalueilla huoneen vuokraus voi säästää paljon, mutta kuka asiakkaista menee kaupungin reunaan? Siksi useimmiten on parempi, että vuokra edelleen maksetaan yli, tämä lisää kävijöiden virtausta. Kustannuksia on vaikea nimetä, se riippuu suuresta määrästä tekijöitä, jopa läheiset rakennukset voivat maksaa erilaisia ​​hintoja, mutta tavallisessa suuressa kaupungissa keskimäärin yksi neliömetri maksaa 1-1, 5 tuhatta ruplaa kuukaudessa. Tietenkin, nämä ovat erittäin keskiarvoja, ja suuressa metropolissa tämä luku voi olla useita kertoja suurempi.

Lisäksi toimistolle on ostettava yksinkertaisia ​​laitteita ja huonekaluja, tässä laskelma on noin 30-50 tuhatta ruplaa yhdestä työpaikasta, jos et osta tietokoneita ja huonekaluja, jotka ovat liian kalliita. On myös huomattava, että tapahtumatoimiston järjestämiseen sisältyy myös oikean ympäristön luominen sisätiloissa, joten yrittäjän tulisi ottaa yhteyttä kolmannen osapuolen suunnittelusstudioon, jos hän ei osaa sisustaa lomatoimistoa. Hankkeen kustannukset näille asiantuntijoille ovat 1 - 2 tuhatta ruplaa neliömetriä tilaa kohti.

Siksi 50 m2 huoneen vuokraamiseen viidellä työllä tarvitaan vähintään noin 150 tuhatta ruplaa ja 75 tuhatta ruplaa, mutta on parempi, että sinulla on vararahastoja vuokran maksamiseksi useita kuukausia etukäteen. Kuten ymmärrät, tapahtumatoimiston avaamista ei erota suurilla investoinneilla, mutta sen toiminnan perustamiseksi ja kaikkien organisatoristen kysymysten ratkaisemiseksi on tehtävä paljon työtä.

Joten kun huoneeseen liittyvät ongelmat on ratkaistu, voit jatkaa rekrytoimaan joukkuetta. Ja täällä saatat kohdata, että kukaan ei erityisesti kouluta tapahtumapäälliköitä, joten he ovat markkinoinnin, mainonnan ja suhdetoiminnan tutkinnon suorittaneita ihmisiä. Voit ottaa mukaan henkilöitä, jotka opiskelivat henkilöstöhallintaa, mutta joka tapauksessa sinun on kouluttaa palkattuja työntekijöitä tapahtumassa työskentelyn yksityiskohdista tai etsii aluksi niitä, joilla on jo kokemusta tällä alalla. On myös otettava huomioon henkilökohtaiset ominaisuudet - pahamaineinen luovuus, organisaatio, sosiaalisuus. Lisäksi aluksi projektipäällikkö yhdistää melkein varmasti useita velvollisuuksia, nimittäin osallistumisen tapahtumakonseptin kehittämiseen ja organisaatiokysymysten käsittelyyn, vaikka onkin totta, kun jotkut ihmiset ovat mukana luovassa prosessissa, kun taas toiset etsivät jo taiteilijoita, kumppaneita ja paikkoja rekvisiitta. Yleensä, jos sinulla on henkilöstöä ja tarvitset vain suoria johtajia, kaikki muut tehtävät voidaan ulkoistaa. Tässä puhumme kirjanpidosta ja turvallisuudesta, mutta myös toimijoista ja järjestäjistä - heidät rekrytoidaan yleensä ulkopuolelta, kääntymällä erikoistuneisiin rekrytointitoimistoihin tai yksinkertaisesti rekrytoimalla ryhmä projektiin siviilioikeudellisen sopimuksen perusteella. Toisaalta, muutaman kuukauden työn jälkeen sinulla voi olla kanta työntekijöitä, jotka eivät ole henkilöstön palveluksessa, mutta jotka ovat jatkuvasti houkuttelemia hankkeisiin ja saavat rahaa vasta tehtävän suorittamisen jälkeen. Yleensä johtajilla on suurin palkka - he saavat pienen palkan, mutta melko huomattavan osan projektin määrästä, joten toimintakuukausina palkka voi nousta 40 tuhatta ruplaa, ja vielä enemmän suurissa kaupungeissa. Järjestäjät saavat vähän vähemmän, yleensä jopa tuhat ruplaa yhdessä työpäivässä. Seurauksena on, että harvinainen promoottori saa yli 25 tuhatta kuukaudessa, yleensä tämä määrä on 15-20 tuhatta. Nämä ovat jälleen keskimääräisiä indikaattoreita. Jos otat mukaan ulkopuolisia taiteilijoita ja animaattoreita, sinun on jo luotettava heidän hintoihinsa, kun taas yrittäjä itse saa harvoin suuren osan minkä tahansa ryhmän tai ryhmän tilauksesta. Nämä ihmiset maksavat tunti, ja asiakas maksaa vain kolmansien osapuolten esiintyjien työstä heidän pyynnöstään. Siten viiden valtion työntekijän palkkasumma on 200 tuhatta ruplaa, vielä 10 tuhatta ruplaa on osoitettava ulkoistamispalveluihin (esimerkiksi kirjanpito) sekä pieniin kuluihin, joihin sisältyy pääasiassa kuljetus, koska puvun kuljetus ja rekvisiitta voi olla kallista. Tilojen vuokraan, painopalveluihin ja vastaaviin organisatorisiin yksityiskohtiin tarvitaan tietty määrä, mutta yleensä virasto saa nämä rahat välittömästi asiakkaalta varmistaakseen työnsä, ts. Yrittäjä yksinkertaisesti hallinnoi muiden ihmisten varoja.

Yleensä tapahtuman järjestämisprosessi voi vaihdella suuresti monista tekijöistä riippuen. Työn alkuun mennessä, kuten jo todettiin, sinulla on oltava urakoitsijapohja kaikilla mahdollisilla alueilla, ja on suotavaa olla paitsi pysyvä kumppani, myös varata asiantuntijoita, jotka voivat vakuuttaa ylivoimaisen esteen sattuessa. On melkein mahdotonta nimetä, mihin toimistoihin menet, koska jokainen projekti vaatii omia resurssejaan ja kapasiteettiaan. Tähän voivat kuulua studiot, jotka vuokraavat äänilaitteita, toimistot tai yksinkertaisesti salin koristeiden toimittajat, kuljettajat ja sellaisia ​​asioita. Toimistolla itsellään on oltava luettelo hintaluettelosta kaikkien urakoitsijoiden palveluista, jotta voidaan laskea nopeasti projektin kustannukset ja ilmaista se asiakkaalle. Kaikki tämä on kuitenkin vain neuvoja, vain tapahtumatoimisto, joka voi tarjota asiakkaalleen sitä, mitä kilpailijat eivät voi tarjota, onnistuu. Monet voivat järjestää loman, mutta sen tekeminen paremmin kuin muu on melko vaikeaa, koska viraston tason arvioimiseksi ei ole objektiivisia perusteita. Sinun tulisi aina keskittyä paitsi kykyihisi ja luovaan lähestymistapaan, mutta myös asiakkaan toiveisiin, yhdistääksesi sinun ja hänen näkemyksesi loman järjestämisestä. Tietysti asiakas itse ei yleensä tiedä mitä haluaa, ja siksi konseptin ja skenaarion laatiminen kestää kauan.

On myös erittäin vaikeaa nimetä tällaisten palvelujen riittäviä kustannuksia, kustannuksia on jonkin verran, mutta silloin virasto voi vahvistaa marginaalin. Muuten, monet uudet tulokkaat hyödyntävät tätä - kun tunnetut toimistot sijoittavat jo huomattavan marginaalin työalueelle, uusi tulokas aloittaa polkumyynnin, mikä antaa hänelle mahdollisuuden houkutella asiakkaitaan. Tällä hetkellä tilanne on sellainen, että harvinainen yritys on valmis maksamaan yli palkkioita tapahtumapalveluista, taloudellisen mullistuksen aikana asiakasyritys pyrkii vain viettämään lomaa, mutta ei tuhlaamaan rahaa, siksi ne toimistot, jotka tarjoavat parhaan hinta-laatusuhteen, arvostetaan nykyään erityisen hyvin. Ja vielä, mitä halvemmat viraston palvelut ovat, sitä houkuttelevammaksi se tulee potentiaalisille kuluttajille. Mielenkiintoista on, että monet markkinoiden pelaajat huomauttavat, että mainoskampanjat tällä liiketoiminta-alueella ovat yleensä tehottomia, rahanhukkaa, koska yleensä asiakas itse etsii toimistoa, ja hänet kiinnostavat eniten aiempien asiakkaiden palautteet. Melkein aina suusta suuhun osoittautuu paras tapa levittää tietoja itsestäsi, minkä vuoksi on hyvä maine. Osoittautuu, että ensimmäistä kertaa työtä aloittanut toimisto työskentelee alhaisimmalla mahdollisella hinnalla, samalla kun tekee parhaansa ja yrittää ylläpitää korkeaa palvelutasoa, jotta hän pystyy vastaanottamaan ensimmäiset tilaukset. Ja sen jälkeen on mahdollista luottaa siihen, että virasto neuvoo. Monet yrittäjät osallistuvat myös näyttelyihin ja konferensseihin yrittäen kaikin tavoin tehdä tuttavuuksia ja tavoittaa suoraan potentiaalisia kuluttajia, mutta ei aina voida sanoa, että tämä on tehokas tapa mainostaa heidän palveluitaan.

Kannattaa myös miettiä oman verkkosivustosi luomista sekä lähettää itsestäsi tietoja henkilökohtaisille sivuille sosiaalisissa verkostoissa. Ja täällä, useimmiten, on edullisempaa kehittää ei SEO (sivuston hakukoneoptimointi), vaan SMM (työn ja tuotemerkin edistäminen sosiaalisten verkostojen kautta). Nykyään tämä suunta on yleensä yksi lupaavimmista, ja tällä alalla se voi osoittautua optimaaliseksi tapa saada palautetta asiakkailta ja mainostaa toimistosi (tietenkin suusanallisesti). Näihin tarkoituksiin yrittäjä voi palkata lisähenkilön (palkka - 15-25 tuhatta ruplaa alueesta ja työn määrästä riippuen, joskus projektipäällikkö voi tehdä tämän), mutta on parempi tehdä se itse, koska tämä alue on suhteellisen helppo oppia. Sivuston luomisen ja mainostamisen kustannukset voivat olla yli 100 tuhatta ruplaa, kun taas SMM ihanteellisessa versiossa maksaa useita kertoja halvemmalla, mutta tehokkaammalla; Toisaalta, et voi rajoittaa itseäsi vain sosiaalisten verkostojen sivuihin ja luoda ainakin käyntikorttisivusto.

Tulojen ja voittojen määrä voi vaihdella suuresti valitusta suunnasta riippuen sekä hankkeen laajuudesta riippuen. Yleensä mitä suurempi on hankkeen alkuperäinen budjetti, sitä alhaisempi prosenttimarginaali edustajapalveluille. Vaikka tietysti kaikki lasketaan täällä erikseen, optimaalisten hintojen laskemiseen ei ole erityisiä kaavoja, kukin yrittäjä päättää kaiken itse. Kalliita projekteja ovat häät ja suuret yritystapahtumat suurille yrityksille, joiden henkilöstömäärä on useita satoja tuhansia ihmisiä, samoin kuin tietysti myös kaupungin tapahtumia. Kaksi viimeksi mainittua tapausta eivät kuitenkaan selvästi ole äskettäin syntyneelle virastolle, joten sinun ei pitäisi heti luottaa tämän suuruisiin tehtäviin. Yleensä virasto käsittelee myös vapaapäiviä, jotka maksavat asiakkaalle jopa 5 tuhatta ruplaa - kaikenlaisia ​​lasten syntymäpäiviä, pieniä yritysjuhlia, jonkinlaisia ​​flash-väkijoukkoja ja vastaavia. Mutta täällä ei ole paljon työtä, täällä virasto toimii vain välittäjänä esiintyjien (animaattorit, näyttelijät) ja asiakkaiden välillä. Yhtiön keskimääräinen projekti maksaa 30-50 tuhatta ruplaa, josta vain 15-20% rahastoista kuuluu virastolle (yleensä jopa vähemmän - 5-10%). Juuri siksi monet toimistot avataan odottamalla 2–3 työntekijää eikä viittä työntekijää, kuten laskelmamme oli. Tällaista virastoa voidaan kuitenkin jo pitää keskimääräisenä ja ottaa hoitaakseen vakavampia tehtäviä, joiden budjetti on huomattavasti suurempi.

Joka tapauksessa, jos harkitset vaihtoehtoa perustaa virasto, joka työllistää 2 henkilöä (samanhenkiset ihmiset, perustajat - niin monet toimistot aloittavat usein työnsä), joudut suorittamaan 7-10 hanketta kuukaudessa kustannusten kattamiseksi. Tämä ei riitä jo menestyvälle ja toimivalle virastolle, mutta tulokkaalle voi olla vaikea saada niin paljon tilauksia kuukaudessa, joten suositellaan, että varannusrahasto olisi ensimmäistä kertaa.

Matthias Laudanum

c) www.clogicsecure.com - portaali pienyritysten liiketoimintasuunnitelmiin ja oppaisiin

18.08.2019